Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité décrit la façon dont BabbelBike collecte, utilise, traite, protège et sécurise les données à caractère personnel des bénévoles et des bénéficiaires qui prennent part à ses actions.

Conformément au Règlement Général de Protection des Données (RGPD), BabbelBike s’engage à prendre toutes les précautions utiles afin de préserver la sécurité des données et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.

Qui traite vos données ?

BabbelBike, ayant son siège social à 1180 Uccle, avenue des Statuaires 100 et inscrite à la BCE sous le numéro 0793.500.184, est la responsable du traitement de données à caractère personnel (ci-après le « Responsable du Traitement »). BabbelBike déclare respecter, en sa qualité de Responsable du Traitement, la législation belge relative à la protection de la vie privée, ainsi que les dispositions du RGPD à compter de leur entrée en vigueur. 

1. Données traitées :

Les données personnelles que BabbelBike peut collecter :

• Informations permettant d’identifier et de contacter la personne : Nom, prénom, civilité, genre, date de naissance, adresse e-mail et postale, numéro de téléphone. 
• Informations relatives au statut de la personne au sein de l’asbl BabbelBike
• Informations liées à l’activité BabbelBike du volontaire : Fonctions et/ou mandats occupés, formations suivies… 
• Informations permettant de connaître le profil de la personne : Centre d’intérêt, langues parlées, disponibilités, les informations médicales pertinentes quant à l’activité de BabbelBike et le contact d’un membre de la famille et/ou de l’aidant proche. Le
• Informations permettant à BabbelBike de solliciter des subsides pour son action. 
• Des témoignages, des photos et/ou des vidéos lors de leur participation à l’un de nos événements ou lors de recueils d’informations (type sondages et enquêtes).  

Les données sont communiquées par la personne au moment de son inscription. En remplissant une fiche d’identification, les bénévoles et les bénéficiaires acceptent que BabbelBike puisse recueillir, traiter, stocker et/ou utiliser les données personnelles soumises en conformité avec les règles exposées ci-après. 

Les informations communiquées via ces fiches d’identification font l’objet d’un traitement informatisé. Elles sont gérées et consultées par les employé.e.s et bénévoles de BabbelBike , en charge de suivre ces personnes. Ces données sont toutes destinées à assurer la gestion des actions de BabbelBike. BabbelBike se réserve le droit de mettre à jour les informations prises initialement, suite aux changements liés à la situation personnelle de la personne.

2. Fondement juridique et finalités de traitement des données personnelles

Le traitement des données (à caractère personnel ou non) des bénévoles et des bénéficiaires est réalisé pour poursuivre les finalités suivantes :

• Disposer des coordonnées personnelles des personnes pour leur garantir une couverture d’assurance,
• Disposer des coordonnées de contact pour :
  – les contacter pour l’organisation de leurs activités, pour les convoquer aux réunions ou formations,
  – les tenir informé·es concernant l’activité dans laquelle ils.elles sont engagé·es, les activités et les projets de BabbelBike  (par voie électronique, postale, newsletter).

• Etablir les listes de bénévoles et des bénéficiaires de BabbelBike
• Disposer d’informations concernant les fonctions occupées et les formations suivies
• Etablir le parcours du volontaire en vue d’établir une attestation de bénévolat : date d’entrée, date de sortie, période de suspension d’activité, fonctions occupées, formations suivies, mesures ou sanctions disciplinaires
• Etablir un certain nombre d’indicateurs pour produire des données de rapportage sur les actions de l’asbl (notamment auprès des bailleurs de fonds)
• Communiquer sur les actions de l’asbl à travers des productions (audio)visuelles, sur le site de l’asbl ou sur ses réseaux sociaux.  

3. Droit d’information

La fiche d’identification remplie par les bénévoles et les bénéficiaires mentionne l’existence de la présente politique de protection de la vie privée – bénévoles et bénéficiaires et le moyen d’en prendre connaissance.

Les personnes sont également informées qu’elles peuvent consulter les données conservées sur leur fiche d’identification, y faire les modifications de données de contact et demander des modifications pour les données non éditables, sur simple demande, à l’adresse info@babbelbike.be, ou en consultant la version papier sur demande.

4. Droit d’opposition

Les bénévoles et les bénéficiaires de BabbelBike ont le droit de s’opposer à ce que leurs données de contact soient utilisées pour leur adresser les newsletters. Dans ce cas, il suffit d’adresser un courriel à info@babbelbike.be.

Les personnes inscrites à notre newsletter peuvent se désabonner via un simple lien, présent sur chaque newsletter.  

5. Durée de conservation

Les données traitées sont conservées pendant toute la période d’engagement ou d’accompagnement et pour une durée de 5 ans après la date de fin d’engagement ou d’accompagnement, en version papier dans un lieu sécurisé fermé à clef, et dans l’application informatique de gestion de données.

Lorsqu’une fin d’engagement ou d’accompagnement survient par suite d’une décision d’exclusion, les données suivantes sont conservées de manière illimitée : nom, prénom, date de sortie, date de la décision d’exclusion, entité qui a pris la décision. La conservation de ces données permet d’éviter de réintégrer une personne ayant manifesté un comportement inacceptable en regard du règlement d’ordre intérieur de BabbelBike.

6. Destinataires

Les données enregistrées dans la base de données sont traitées par des permanent·es et des bénévoles en charge de tâches d’administration, de coordination ou d’encadrement.

La gestion de profils d’accès permet de limiter leur visibilité aux fiches des bénévoles et bénéficiaires qui sont liés à leur domaine d’opérations.

Les utilisateur·trices de ces données doivent s’engager à respecter les consignes suivantes :

• Prendre les mesures nécessaires pour que les données soient exactes et mises à jour.
• Utiliser les données exclusivement dans le cadre de la gestion des bénévoles et des bénéficiaires. Elles ne peuvent être utilisées à aucune autre fin.
• Ne pas communiquer les données à des tiers.
• Communiquer à toute personne qui en ferait la demande, un extrait de ses données enregistrées dans la base de données. 

En cas de non-respect de ces consignes, le directeur général prend des mesures ou sanctions disciplinaires. Le non-respect de ces règles peut conduire à des poursuites judiciaires.

7. Communication des données à des tiers

Les données enregistrées dans la base de données sont destinées à l’usage interne/au bon fonctionnement de BabbelBike. 

8. Stockage

Les données sont conservées dans une base de données informatiques et en version papier dans une armoire sous-clef au bureau de BabbelBike. 

BabbelBike est l’unique propriétaire de la base de données.

9. Transfert hors UE

Aucune donnée n’est transmise hors de l’Union Européenne. Aucun transfert n’est opéré hors de la base de données.

10. Droits des bénévoles et des bénéficiaires

Si, à n’importe quel moment, un.e bénévole ou un.e bénéficiaire estime que BabbelBike ne respecte pas sa vie privée, il.elle peut lui adresser un courrier postal à l’adresse Avenue des Statuaires 100 à 1180 Uccle ou un courriel à l’adresse info@babbelbike.be. BabbelBike mettra tout en œuvre pour déceler et corriger le problème.

Avec cette demande écrite datée et signée adressée à BabbelBike, et la preuve de son identité, un.e bénévole ou un.e bénéficiaire pourra obtenir, gratuitement s’il s’agit d’un volume raisonnable, le cas échéant par voie électronique, les données à caractère personnel le.la concernant ainsi que, le cas échéant, la rectification ou l’effacement de celles qui seraient inexactes, incomplètes ou non pertinentes, ou la limitation du traitement.

Si aucune suite n’a été réservée à la demande 30 jours après son introduction, elle sera considérée comme rejetée. Vous pouvez également vous adresser ou déposer une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données (1000 Bruxelles, Rue de la Presse 35, Tél. + 32 2 274 48 00 – Fax. + 32 2 274 48 35 – contact@apd-gpa.be) pour l’exercice de ces droits.

MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

BabbelBike se réserve le droit de faire évoluer la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment en application des changements apportés aux lois et réglementations en vigueur. Les modifications apportées seront mises à jour sur le site web.